Gestão

Ferramenta 5W2H: O que é e Para que Serve?

A gestão de um negócio envolve muito esforço, várias pessoas envolvidas e, claro, uma série de boas práticas que servirão de norte para todo o processo.

Entre as diversas ferramentas, metodologias e processos recomendados para a boa gestão de um empreendimento, uma delas se destaca no grande campo do gerenciamento de projetos: trata-se do 5W2H.

O que é 5W2H?

O 5W2H consiste, essencialmente, em um checklist. Pode parecer simples, mas é exatamente isso.

O 5W2H é um checklist de tarefas e atividades referentes ao desenvolvimento de um projeto.

Todas as tarefas que constam no 5W2H devem ser executadas de forma clara e concisa pelos envolvidos no projeto, o que torna a existência de um checklist um fator positivo na gestão.

O conjunto de letras e números do termo 5W2H significa um grupo com 7 palavras do inglês, que podem ser traduzidas como:

  • O quê (What)
  • Por quê (Why)
  • Onde (Where)
  • Quando (When)
  • Quem (Who)
  • Como (How)
  • E Quanto (How much)

O checklist, portanto, visa responder quem desenvolverá uma tarefa,  do que ela se trata, por quê o fará, onde e quando deve ser realizada, como o trabalho será feito e quanto custará sua realização.

Resumindo, são sete perguntas que devem ser respondidas para garantir o sucesso no andamento de um projeto, de forma clara e eficaz.

Por que fazer o 5W2H

A utilidade da ferramenta 5W2H para uma empresa é fácil de se explicar.

Ela facilita e agiliza o controle sobre as tarefas de um projeto, de forma bastante simples.Assim, é possível ganhar em tempo, dinheiro e demais recursos.

Com todas as respostas para as sete perguntas, ao invés de dúvidas e impasses, surge a produtividade.

Os envolvidos no projeto tem todas as informações que precisam para seguir executando tarefas sem perder tempo voltando individualmente nas perguntas do 5W2H.

Qualquer empresa pode fazer?

Sim, qualquer empresa pode aplicar a ferramenta 5W2H em seu dia a dia.

Independente do segmento ou porte da empresa, qualquer empreendedor que precisa colocar em prática um plano de ações pode utilizar a metodologia.

Mesmo com equipes menores, de até um único responsável por um projeto, é possível utilizar as sete perguntas do modelo do 5W2H para alcançar objetivos de forma mais clara, prática e organizada.

Em empresas menores, inclusive, o ganho em tempo e em recursos utilizando o 5W2H chega a ser, inclusive, mais evidente.

Plano de ação: colocando em prática o 5W2H

5W2H

Recapitulando o formato da ferramenta 5W2H, ela consiste em responder sete perguntas básicas:

  • What – Qual será a ação, tarefa ou atividade a ser realizada no projeto. Qual é o desafio ou problema a ser solucionado.
  • Why – Por que isso deve ser feito? Qual a justificativa por trás do que será realizado.
  • Who – Na hora de agir, quem será o responsável por cumprir as tarefas e gerenciá-las?
  • Where – Cada procedimento e ação será realizado em que local?
  • When – Como será o cronograma das ações a serem realizadas? Qual é o prazo de todas elas.
  • How – Explicação por trás de tudo o que será feito. Quais os procedimentos e práticas adotados na hora da ação.
  • How Much – Quanto, em recursos, será investido para que as ações saiam do papel e realmente aconteçam? Qual é a previsão de gastos para o cumprimento das ações.

Com essas informações, é hora de organizar a 5W2H. Tendo chegado até aqui, colocar a ferramenta no papel será uma tarefa simples.

Basta criar uma tabela para o projeto a ser gerenciado, com as sete perguntas essenciais ocupando o topo de cada uma das colunas.

Isso pode ser feito em uma planilha ou até mesmo em um editor de texto.

Também vale aplicar a tabela em e-mails, aplicativos de gestão de tarefas ou outras plataformas que aceitem o formato e que sejam de fácil acesso e utilização por parte da equipe envolvida.

A partir daí é só se comprometer a preencher todos os campos de forma clara e acompanhar de perto o processo de cumprimento das tarefas, para ter certeza que elas cumprem com a proposta registrada na tabela de 5W2H.

Conclusão

Tendo passado por todas essas etapas, o processo de gestão de projetos certamente será mais eficiente.

Basta ter disciplina e comprometimento para preencher e acompanhar o progresso das ações, tendo como base o modelo 5W2H.

Ao longo do processo também vale lembrar que todo ele se trata de uma aprendizagem contínua e pode ser adaptável ao longo do caminho.

Dessa forma, é possível otimizar processo e práticas, visando a agilidade e a constante melhoria no processo de gestão da empresa como um todo, especialmente na área de projetos.

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