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Controle de Estoque: 5 Passos Para Gerenciar Facilmente Suas Mercadorias

Mercadorias que chegam, vendas que acontecem, produtos que saem para entrega, produtos que são devolvidos e devem ser trocados.

Tudo isso faz parte do dia a dia corrido de uma empresa voltada à venda de bens.

Ter controle sobre esses e outros fatores relacionados aos produtos da empresa é o que chamamos de controle de estoque.

E se tudo é tão inerente ao dia a dia da empresa, a gestão de estoque bem feita também é uma necessidade na vida do empreendedor.

Qualquer empresa que esteja ligada à venda de bens e materiais físicos deve estar especialmente ligada nessas práticas.

A gestão do estoque é o perfeito equilíbrio entre controle dos hábitos do consumidor e os recursos e materiais internos.

Resumindo, esse equilíbrio é o responsável pelo sucesso de um negócio.

E alcançar esse equilíbrio pode ser uma tarefa árdua, mas que traz grandes recompensas na organização de uma empresa e no sucesso decorrente de uma boa gestão.

Gestão de estoque: como fazer?

Gestão de estoque

Na prática, realizar uma boa gestão do estoque de um negócio existe para ganhar em tempo e dinheiro.

Tendo controle sobre o estoque é possível ter controle sobre todas as movimentações de produtos da empresa, dos gastos que os envolvem, dos colaboradores envolvidos no processo e muito mais: significa ter controle e visão sobre tudo que move as vendas do negócio.

Quem entende, valoriza e pratica uma boa gestão de estoque, pode se afirmar que claramente prospera no mundo dos negócios quando comparado a quem não faz nada disso.

E implementar esse processo de gestão pode ser mais simples do que parece, basta cumprir alguns passos básicos e adaptar o processo à sua realidade, é claro.

1º passo: definir regras e padrões

O espaço dedicado ao estoque, às mercadorias, deve ser meticulosamente organizado.

É daí que vai partir e fluir melhor o processo de controle do estoque.

Cada item deve ter seu lugar e horários em que serão movidos, retirados, repostos e movimentados de forma geral.

Normas e padrões de manuseio e organização são essenciais para que tudo corra bem a partir do primeiro passo.

2º passo: definir ações e seus responsáveis

Quem deve lidar diretamente com as mercadorias do estoque?

Essas pessoas devem ter e funções responsabilidades claras, bem como seguir o conjunto de normas para lidar com o material.

Organização física, elaboração de relatórios de inventário, tudo deve ter um responsável que cumprirá com excelência sua função e contribuirá com o processo de gestão.

3º passo: desenhe fluxos

Tudo que é movimentado no estoque deve seguir fluxos organizados.

Entrada e saída de materiais devem ser pensadas de forma eficaz e de acordo com as tarefas de cada colaborador envolvido no processo.

Quem tira uma mercadoria que foi vendida, por exemplo, deve cumprir que caminho? E quem é responsável por repor materiais após a compra?

Tudo deve ser pensado para funcionar dentro do sistema.

4º defina datas , períodos e quantidades

Quando serão programadas e realizadas as compras de mercadorias?

Esse tipo de demanda deve ter seus prazos previstos e seus responsáveis devem cumpri-los para garantir o equilíbrio entre mercadorias que entram e saem.

Toda a mercadoria também deve ser pensada e gerenciada com quantidades mínimas e máximas pré-definidas, para que nunca falte ou sobre nada ao longo do tempo.

5º registre tudo

Este não é necessariamente um quinto e último passo. É, pelo contrário, uma ação constante.

O bom processo de controle de estoque pede que tudo que acontece com as mercadorias seja devidamente registrado.

Assim, erros e surpresas pelo caminho podem ser previstos e corrigidos, ou pelo menos antecipados de forma que os danos sejam minimizados.

Onde realizar o controle de estoque?

Existem diversas ferramentas, online e offline, digitais ou analógicas, para um bom controle de estoque.

A metodologia e a ferramenta escolhidas por uma empresa vão variar de acordo com seus objetivos, seus recursos e sua demanda de estoque.

Avalie cada opção disponível e veja qual é a mais indicada para seu negócio.

Seria uma ferramenta digital paga? Uma planilha no Excel? Uma série de tabelas e documentos impressos?

Cabe ao empreendedor pensar com cuidado e escolher o melhor modelo de trabalho para sua necessidade.

Erros comuns na gestão de estoque:

Controle de estoque

Ficar preso a técnicas ultrapassadas

Em uma empresa moderna existe sempre a necessidade de se manter atualizado e atento.

Isso sem perder em agilidade, tempo e dinheiro, é claro.

Erra nisso justamente o empreendedor que se prende a processos antigos, lentos e pouco eficazes, tanto no controle de estoque quanto em qualquer campo da empresa.

Desequilíbrio entre estoque e vendas

Facilmente o erro mais grave da lista.

Se entram muitos produtos no estoque e as vendas estão caindo, a conta não fechará no fim do mês.

Caso se venda muito e o estoque vá minguando ao mesmo tempo, também existe desequilíbrio e em breve os clientes não serão mais bem servidos.

Por isso, equilíbrio é a palavra de ordem na gestão de estoque.

Pessoas, processos e etapas demais

Todo processo de gestão, e o de estoque não é exceção, deve ser enxuto e eficaz.

Pessoas demais envolvidas em um processo ou etapa podem atrapalhar seu andamento.

Práticas, métodos e etapas também devem ser implementados apenas quando estritamente necessário.

Agilidade e praticidade contam muito e são características de um processo de sucesso.

Ignorar indicadores e métricas

Tudo no processo de gestão de estoque é importante e deve ser registrado.

Todos os itens que constam no estoque devem estar devidamente mapeados.

Taxas de entrada e saída, de vendas, de retorno e eventuais problemas e defeitos também.

Nenhum indicador e nenhuma métrica deve ser subestimado ou, pior ainda, ignorado.

Mantendo a operação sob controle

Enfim, o último passo.

Quem passa por todas essas etapas pode dizer que chegou ao final do longo processo de gestão de estoque.

Agora, com todos os processos correndo de forma correta e natural, é importante mantê-los assim.

Assim como uma empresa compra e vende a todo momento, é óbvio dizer que a gestão do estoque é contínua.

Saber tudo que entra, sai, volta e sai novamente é essencial, sem perder o controle do que já foi organizado.

Por isso, é importante pensar no processo de gestão de estoque como um motor que nunca deve parar. Se ele para, toda a máquina para também.

Também vale, é claro, estar atento a possíveis melhorias.

Toda forma de gestão pode e deve ser aprimorada ao passo que surgem novas demandas e mudanças nas práticas e na estrutura de uma empresa e suas vendas.

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